Centre d’enseignement et d’apprentissage Libellule (Ci-après « CEA Libellule »)

Dernière mise à jour : ________

Chez CEA Libellule, nous accordons une grande importance à la confidentialité des renseignements personnels qui nous sont transmis. La présente politique de confidentialité vise à expliquer de façon simple et transparente quelles données nous collectons, comment elles sont utilisées et protégées.

Cadre légal

La présente politique est adoptée en application de la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (projet de loi 25), sanctionnée le 22 septembre 2021, modifiant la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, ainsi que de toute autre loi applicable en matière de protection de la vie privée.

Champ d’application

La présente politique s’applique à CEA Libellule, à ses administrateurs, à ses dirigeants, à ses employés, à ses bénévoles ainsi qu’à toute personne agissant au nom de l’organisation. Le terme « renseignement personnel » réfère à tout renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier.

1. Collecte des renseignements personnels

Nous limitons la collecte de renseignements personnels à ce qui est nécessaire et approprié pour la réalisation des fins déterminées. Nous faisons tous les efforts raisonnables pour veiller à ce que ces renseignements soient exacts et mis à jour.

Nous recueillons les renseignements personnels de différentes manières :

  • Par téléphone (une identification préalable est nécessaire avant de fournir tout renseignement personnel)
  • En personne
  • Via nos formulaires papier et en ligne

L’autorisation est considérée comme valide uniquement s’il est raisonnable de s’attendre à ce que les personnes comprennent la nature, les fins et les conséquences de la collecte, de l’utilisation ou de la communication de leurs renseignements personnels. Dans certains cas, le consentement peut être présumé au moment de la collecte. Nous sollicitons le consentement explicite lorsque requis par la loi.

Si vous utilisez notre formulaire de contact ou de réservation, nous pouvons recueillir les renseignements suivants :

  • Prénom et nom
  • Adresse de facturation
  • Courriel
  • Téléphone
  • Toute information communiquée dans votre message

Selon les services demandés, d’autres renseignements personnels peuvent également être recueillis, notamment :

  • Date de naissance
  • Genre
  • État civil
  • Profession
  • Renseignements financiers nécessaires à la prestation des services

2. Utilisation des renseignements

Les renseignements fournis par le biais du formulaire de contact sont utilisés uniquement pour :

  • Répondre et gérer votre demande de réservation

Nous n’utilisons pas ces données à des fins de marketing automatisé ou d’infolettre sans votre consentement préalable.

Nous nous assurons que les renseignements recueillis sont utilisés aux fins déterminées et non à d’autres fins, et qu’ils ne sont pas communiqués à une tierce partie sans le consentement de la personne concernée, sauf indication contraire dans la loi.

3. Partage des renseignements

Vos renseignements personnels demeurent strictement internes à CEA Libellule et ne sont jamais vendus, partagés ou transférés à des tiers, sauf :

  • Lorsque cette divulgation est nécessaire pour fournir les services demandés
  • Lorsque cette divulgation est requise en vertu d’une loi ou d’un règlement
  • Lorsque le consentement manifeste, libre et éclairé de la personne concernée a été obtenu
  • Dans le cadre de la vente ou du transfert, en tout ou en partie, de nos activités ou d’une autre transaction commerciale
  • Avec des fournisseurs de services (notamment en matière d’hébergement infonuagique ou de services informatiques), après obtention de l’autorisation du client et en conservant le contrôle sur les renseignements transférés

4. Hébergement et conservation

Notre site est hébergé au Canada. Vos renseignements personnels peuvent donc être stockés sur des serveurs situés au Canada, conformément aux lois canadiennes applicables en matière de protection des renseignements personnels.

Nous ne conservons vos renseignements que pour le temps nécessaire au traitement de votre demande ou pour la durée minimale stipulée par la loi, après quoi ils sont supprimés ou anonymisés de façon sécuritaire.

Les renseignements personnels qui ne sont plus nécessaires aux fins précisées au moment de la collecte sont détruits ou effacés de façon sécuritaire.

5. Vos droits

Vous pouvez en tout temps demander :

  • La consultation des renseignements que nous détenons à votre sujet
  • La rectification de renseignements inexacts ou incomplets
  • La suppression de vos renseignements de nos systèmes (droit à l’oubli)
  • Le retrait ou la modification de votre consentement à la communication ou à l’utilisation de vos renseignements personnels, sous réserve des restrictions légales et contractuelles applicables

Pour exercer ces droits, vous pouvez soumettre une demande écrite au responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse suivante :

CEA Libellule
Responsable de la protection des renseignements personnels
info@cealibellule.com

6. Public visé

Notre site propose des informations sur nos offres d’enseignement. Nous ne sollicitons ni ne collectons volontairement de renseignements de mineurs.

7. Sécurité des renseignements

Nous mettons en place des mesures raisonnables pour assurer la sécurité de vos renseignements personnels et prévenir leur perte, leur accès non autorisé ou leur divulgation. Ces mesures comprennent :

Mesures technologiques :

  • Chiffrement des données de nature délicate lorsqu’elles sont stockées ou transmises
  • Antivirus et coupe-feu installés et tenus à jour sur tous les outils technologiques
  • Révision périodique et mise à niveau des mesures de protection

Mesures physiques :

  • Verrouillage des portes et codes d’accès pour sécuriser les bureaux
  • Déchiquetage sécuritaire des dossiers papier

Mesures organisationnelles :

  • Accès aux renseignements personnels limité aux employés dont la fonction exige cette connaissance
  • Retrait immédiat des accès à la fin d’une relation d’affaires ou d’emploi
  • Ententes de confidentialité et de non-divulgation signées à l’embauche

8. Incidents de confidentialité

CEA Libellule tient un registre des incidents de confidentialité conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé et ses règlements.

Lorsque nous avons des motifs de croire qu’un incident de confidentialité impliquant des renseignements personnels s’est produit, nous prenons les mesures raisonnables pour diminuer les risques de préjudice et éviter que de nouveaux incidents de même nature se produisent. Si l’incident présente un risque de préjudice sérieux, nous avisons la Commission d’accès à l’information du Québec ainsi que la personne concernée, conformément à la loi.

9. Processus de plainte

Toute personne peut déposer une plainte relative à la protection des renseignements personnels en écrivant au responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse info@cealibellule.com.

Le responsable accuse réception de la plainte, en prend connaissance, enquête sur les circonstances et répond par écrit de manière diligente. Le cas échéant, il peut formuler des recommandations pour améliorer la protection des renseignements personnels.

10. Formation du personnel

Tous les membres du personnel de CEA Libellule reçoivent une formation sur la protection des renseignements personnels. Cette formation est obligatoire et doit être suivie avant qu’un accès aux renseignements personnels soit accordé.

La formation est un processus continu et des formations d’appoint sont suivies relativement aux changements visant les lois, la technologie, les fournisseurs de services, les nouveaux accès aux renseignements personnels ou leurs nouvelles utilisations.

11. Rôles et responsabilités du personnel

Chaque membre du personnel de CEA Libellule veille à s’assurer que les renseignements personnels sont collectés, conservés, utilisés et détruits selon les meilleures pratiques.

Lorsqu’un incident de confidentialité probable, appréhendé ou avéré est porté à la connaissance d’un membre de l’organisation, celui-ci communique avec le responsable de la protection des renseignements personnels.

L’accès aux renseignements personnels est accordé uniquement lorsqu’il est nécessaire à l’exercice des fonctions du membre du personnel.

12. Responsable de la protection des renseignements personnels

CEA Libellule a nommé un responsable de la protection des renseignements personnels qui assure la surveillance de la protection de la vie privée et des renseignements personnels. Le personnel a été informé de l’existence de la présente politique ainsi que du rôle que chacun doit jouer pour assurer la protection des renseignements personnels.

Pour toute question concernant nos pratiques en matière de protection des renseignements personnels :

CEA Libellule
Responsable de la protection des renseignements personnels
info@cealibellule.com

13. Témoins de navigation (cookies)

Lorsque vous naviguez sur notre site Web, certains renseignements personnels peuvent être recueillis au moyen de témoins de navigation (cookies). Ces témoins permettent d’améliorer votre expérience de navigation et de faciliter le fonctionnement du site.

Vous pouvez configurer votre navigateur pour refuser les témoins de navigation ou être informé lorsqu’un témoin est déposé.

14. Liens vers des sites tiers

Notre site peut contenir des liens vers des sites Web de tiers. Nous n’avons aucun contrôle sur le contenu ou les pratiques de confidentialité de ces sites. Tout renseignement personnel que vous soumettez par l’intermédiaire de ces sites est régi par les politiques de confidentialité des sites en question. Il est de votre responsabilité de vous renseigner sur leurs politiques de protection des renseignements personnels.

15. Modifications à la politique

La présente politique peut être modifiée en tout temps pour refléter l’évolution de nos pratiques ou des lois applicables. Toute modification importante sera indiquée sur cette page avec la date de mise à jour. En continuant à interagir avec nous après la publication d’une version modifiée, vous acceptez les changements qui y sont apportés.

Date de révision : ________